Proces plánování lze popsat jako soubor kroků, které průběžně v čase zpřesňují plánované hodnoty. Pokud by na začátku plánování byly známy veškeré skutečnosti, a zároveň realizaci významně neovlivňovaly vnější vlivy, pak by stačilo provést jenom jedno plánovací kolo. Vzhledem k jistým specifikům stavebnictví je však plánování rozvrženo do následujících, na sebe navazujících činností:
Plánování probíhá v uživatelské struktuře ekonomických ukazatelů, nákladových a výnosových.
Druhy plánů jsou pak:
Prvotní plán na úrovni obchodního rozpočtu obsahuje jednoznačnou hodnotu očekávaných výnosů, které v dalším zpřesňování plánování může dostát změn pouze v případě změny plnění – méně či více prací. Nákladové hodnoty vyjadřují dobrý předpoklad, na základě kterého byla stanovena smluvně-tržní cena.
Plán srovnávací je pak zachycením, jaké náklady jsou odsouhlaseny jako vstupní do výroby.
Důvody pro změny proti plánu obchodnímu jsou: získání rozšiřujících informací o stavbě, zohlednění navržených technologických postupů, z pohledu kapacit výroby upřesnění kdo bude realizátorem - zdali vlastní zaměstnanci, nebo budou-li na některé práce použiti subdodavatelé. Samozřejmě dochází k přecenění zdrojů, jako jsou materiály a stroje. Výnosy zůstávají stejné jako v prvotním smluvním plánu.
Operativní plán je vytvářen průběžně a to aktualizováním plánu srovnávacího. Stejně jako srovnávací plán může být na zakázku právě jeden. Jeho cílem je postihnout vývoj informací v průběhu výstavby, zachytit dodatečné změny a změnit nákladové hodnoty dle finálních tendrů subdodávek.
Předmětem controllingu je sledování různých odchylek od plánovaných hodnot a reportování o stavu v jednotlivých agendách. Základními nástroji jsou Manažerské výstupy a sady specializovaných parametrických sestav.
Obecně pro výstupy controllingu platí základní podmínky při pořizování dat:Pro oblast stavební výroby je základním manažerský výstup Porovnání plánu a skutečnosti, kde jsou zachyceny data za 3 možné plány (obchodní, výrobní a operativní) a 4 možné skutečnosti:
Předmětem výstupu Porovnání plánu a skutečnosti je zjištění odchylek, a to nejen mezi plány a skutečnostmi, ale i mezi jednotlivými postupnými plány a mezi stavy skutečností navzájem. Každý zjištěný rozdíl je předmětem manažerského rozhodnutí a nelze předem stanovit pravidla co je chybou a jaké jsou přípustné odchylky. Nejběžnějším zachycením průběžných výsledků jsou ekonomická data. Jedná se o standardní výsledovku nákladů a výnosů zachycených na zakázce v účetnictví. Tato „skutečnost“ v realitě značně pokulhává za opravdu provedenými výkony na stavbě. Proto ji lze za skutečnost považovat až po skončení zakázky, kdy jsou všechny doklady zaúčtovány.
Odvedená výroba je zachycením provedených výkonů. Pokladem, který se odepisuje, jsou položky operativní verze kalkulace nebo výrobní příkaz. V případě krátkých pravidelných intervalů odpisů se jedná o nejpřesnější hodnoty objemové skutečnosti, tedy skutečných výkonů-výnosů. Je-li současně dobře nastaven podkladový plán nákladů, pak je dopočtená nákladová skutečnost dobrou srovnávací hodnotou k nákladům zjištěným z ekonomických dat.
Soupisy provedených prací vycházejí ze smluvního rozpočtu a jedná se o nejpřesnější hodnoty fakturačních výnosů – stejné hodnoty by měly být v ekonomických datech. Z hlediska nákladů, které jsou dopočítávány, pak může být zajímavé porovnání proti jiným skutečnostem, ale zásadní controllingový význam tato data nemají.
Hodnoty věcné skutečnosti vycházejí ze zachycení dodávek zdrojů (materiálu, subdodávek a výkonů strojů) přecházejících hranu staveniště. Toto zachycení je prováděno pořizováním dokladů v aplikaci Dodací listy přijaté. Jedná se o zachycení nákladů za dodávky, které jsou na stavbu pořízeny. Nemusí být ještě v účetnictví, a zároveň nemusí být ihned spotřebovány. Jsou umístěny na staveništní skládce, a nejsou tedy ani v odvedené výrobě. Tyto hodnoty jsou významné pro controlling nákladů vůči účetnictví a zároveň vůči nákladům dle odvedené výroby. V agendách finančního účetnictví jsou pak controllingové výstupy zajišťují sledování dat v reálném čase dle zvolené analytické podrobnosti. Controlling podpůrných činností dává obraz o aktuálním využívání firemních zdrojů.
Cílem controllingových výstupů je umožnit manažerům nahlížet na podniková data z různých úhlů pohledů, najít množiny s významnou odchylkou, případně zjišťovat korelace mezi daty a nalézt tak statistickou predikci budoucího vývoje.
